Аутсорсинг – відносно нова модель співпраці бізнесу з сервісними компаніями в Україні, яка з кожним днем стає все більш популярною. Власники ФОП і ТОВ передають на аутсорс зовнішнім виконавцям реалізацію окремих завдань і функцій, що дозволяє значно зекономити кошти, підвищити ефективність, знизити ризики.

Аутсорсинг бухгалтерії – це передання ведення обліку професійній команді замість утримання бухгалтера в штаті. Бізнес отримує повний бухгалтерський супровід за договором, а відповідальність, організацію процесів і контроль якості виконання завдань бере на себе підрядник.

Таке рішення дозволяє зосередитися на розвитку компанії, делегувавши облік фахівцям. А з огляду на те, що ведення бухгалтерії ФОП і ТОВ в Україні суворо контролюється податковою, залучення досвідчених фахівців ще й дає гарантії відсутності порушень – і відповідно штрафів, боргів, пені.

Основні переваги аутсорсингу

В порівнянні з наймом штатного працівника аутсорсинг бухгалтерії пропонує наступні переваги:

1. Економія коштів – клієнт сплачує виключно за перелік послуг, а не місячну зарплату працівнику.
2. Якість – облік ведуть фахівці, які працюють з кількома ФОП і ТОВ одночасно, знають всі нюанси.
3. Гарантії – умови обслуговування зафіксовані в договорі, який захищає обидві сторони.
4. Можливість змінювати умови – додавати послуги, масштабувати чи скорочувати обсяги.
5. Відсутність турбот – з контролем, мотивацією бухгалтера, пошуком заміни за потреби.

Фахівець на аутсорсі надає визначені в договорі послуги та регулярно звітує перед клієнтом. Водночас повністю звільняючи його від необхідності облаштовувати робоче місце працівнику, вести кадрову документацію, витрачатися на купівлю ПЗ, сервісів, сплату податків та ін.

Перелік послуг в межах ведення бухгалтерії може бути різним – від 1-2 (оформлення рахунків і подання звітності, наприклад) до повного комплексу. Так, наприклад, компанія BIP пропонує на вибір кілька десятків послуг в межах ведення бухгалтерії, а за необхідності можна замовити додатково юридичний супровід.

Компанія-аутсорсер бере на себе організацію виконання завдань і вирішення всіх поточних питань. А бізнес отримує високу якість ведення обліку без потреби «включатися» в процес.

Як побудована співпраця між аутсорсером і клієнтом

В залежності від специфіки бізнесу та запиту конкретного ФОП, ТОВ алгоритм взаємодії може бути різним, проте зазвичай передбачає такі етапи:

• Консультація, під час якої аутсорсер та клієнт визначаються з переліком, обсягами послуг.
• Формування пакету обслуговування відповідно до запиту.
• Розробка та погодження договору, в який включено всі умови співпраці.
• Укладення договору між компанією-аутсорсером і клієнтом.
• Оплата послуг, виконання поставлених завдань, регулярне звітування.

В договорі обов’язково прописують, за що відповідає аутсорсер (облік, звітність, комунікація з податковими органами та ін.), а за що – клієнт (своєчасне надання первинних документів, погодження платежів, управлінські рішення). Це мінімізує ризики та непорозуміння.

Також фіксують формат і періодичність передачі документів: через електронний кабінет, хмарне сховище, поштою. Узгоджується дедлайн надання документів, щоб забезпечити своєчасне формування звітності відповідно до вимог податкового законодавства України.

Визначаються відповідальні особи з обох сторін, канали зв’язку (e-mail, месенджери, CRM), строки реагування на запити. У договорі передбачаються умови нерозголошення комерційної інформації та захисту персональних даних. Якщо змінюються умови діяльності ФОП чи ТОВ, додаються завдання – формат співпраці та обсяг надання послуг коригуються.