11:16 / 07.05.2013 Уголок потребителя

Почему бизнес-организации боятся простоты? – бизнес-мудрость

Как отказаться от лишней работы во имя эффективности

Хотя большинство менеджеров жалуются на загруженность, мало кто действительно способен отказаться от части своих обязанностей. Это одно из крупнейших противоречий организационной жизни: работники хорошо умеют запускать новые проекты, начинать новые дела – и гораздо сложнее для них остановить действующую инициативу.

Типичный пример: генеральный директор крупной компании, выпускающей потребительские товары, была встревожена тем, что организация становится чрезмерно сложной и громоздкой – а это увеличивает траты и замедляет процесс принятия решений. После долгого обсуждения и топ-менеджерами все согласились с тем, что необходимо определить проекты, которые стоило бы закрыть. Однако когда команда собралась в следующем месяце, чтобы рассмотреть идеи, оказалось, что каждый руководитель предлагает отказаться от проектов других отделов, а не своих. И следующий час участники встречи обсуждали, почему то, что они делают, критично для бизнеса, и почему это нельзя останавливать…

Есть несколько глубоких психологических причин, почему прекращать какую-то деятельность так сложно для компаний. Во-первых, люди жалуются на избыточную занятость, они получают определенное удовлетворение и чувствуют гордость – ведь они необходимы компании. Другими словами, занятость является символом статуса.

Менеджеры не решаются остановить определенный проект, поскольку это станет признанием низкой стоимости и ненужности их работы. Особенно во время волны увольнений и безработицы менеджеры хотят верить (и убеждают остальных), что они выполняют важную работу, которую нельзя останавливать. В таком случае проще найти лишнее в том, что делают другие – но не в своей деятельности.

И, наконец, еще одна причина – эмоциональная привязка менеджеров к своим заданиям. Это часто становится заметным на примере «зомби-проектов», которые, казалось бы, утратили актуальность и не имеют будущего, но руководители просто не хотят от них отказываться. Как только люди начинают вкладывать усилия в создание проектов или процессов, они чувствуют себя собственниками и не могут убить своего «ребенка».

Вот несколько рекомендаций, которые помогут остановить лишние активности в организации.

Разделите понятия «сокращение трат» и «упрощение работы». Поскольку работники хотят сберечь свою позицию в компании, сложно просить их сделать то, что приведет к ее потере. Поэтому, если существует необходимость сокращения трат за счет уменьшения количества рабочих мест – сначала сделайте этот шаг. Уже потом работайте над остановкой лишних задач с теми, кто останется.

Сделайте упрощение работы групповой деятельностью. Поскольку менеджерам тяжело останавливать свои собственные лишние проекты, они часто видят возможности для упрощения в других сферах бизнеса. Поэтому имеет смысл создать команды из представителей разных бизнес-подразделений.

Предупреждайте о возможности закрытия проекта с самого начала. Вместо того, чтобы плыть против течения, старайтесь создать условия для правильного жизненного цикла проектов. Если работники сразу будут знать, что каждое задание имеет начало и конец, тогда возможное закрытие проекта не станет для менеджеров неожиданностью – и они смогут лучше планировать свою деятельность.

Автор: Рон Ашкенас, преподаватель Бизнес-школы Хаас при Университете Беркли.

Источник: Блог Рона Ашкенаса

Подготовил: Сергей Яхонтов